เคล็ดลับ 3 ข้อในการยุติการประชุมตรงเวลาเสมอ

หากมีการประชุมหลายครั้งในวันนั้น การประชุมที่ยืดเยื้อหนึ่งครั้งอาจทำให้แผนทั้งหมดหยุดชะงักได้ ผู้ประกอบการ Patrick Ewers ข้อเสนอ สามกลยุทธ์ที่จะช่วยหลีกเลี่ยงสิ่งนี้

1. ก่อนประชุม: รวบการประชุม

การประชุมส่วนใหญ่ใช้เวลาครึ่งชั่วโมงหรือหนึ่งชั่วโมง การเพิ่มช่วงเวลาดังกล่าวลงในปฏิทินจะสะดวกที่สุด แต่ด้วยเหตุนี้ ปรากฎว่าการประชุมหนึ่งครั้งเริ่มต้นทันทีหลังจากนั้น เป็นผลให้มีความไม่สะดวกมากมาย

แทนที่การประชุมครึ่งชั่วโมงด้วยการประชุม 25 นาทีและการประชุมนานหนึ่งชั่วโมงเป็นการประชุม 50 นาที คุณจะสามารถทำเหมือนเดิมได้อย่างแน่นอน แต่ระหว่างการประชุม 2 ครั้งติดต่อกัน จะมีเวลาเตรียมตัว พักผ่อน หรือแก้ไขปัญหาฉุกเฉินเพียงเล็กน้อย

เพื่อไม่ให้รบกวนผู้เข้าร่วมใด ๆ โปรดเตือนการเปลี่ยนแปลงล่วงหน้า เมื่อตั้งค่าการประชุม ให้ระบุว่าขณะนี้การประชุมของคุณมีความยาว 25 หรือ 50 นาที

2. ระหว่างการประชุม : เตือนผู้เข้าร่วมประชุมถึงวัตถุประสงค์ของการประชุมและสรุปร่วมกัน

นาทีแรกของการประชุมมีความสำคัญอย่างยิ่ง ใช้สิ่งเหล่านี้เพื่อเตือนทุกคนว่าคุณมาที่นี่เพื่ออะไร และการประชุมจะคงอยู่นานแค่ไหน พูดว่าคุณมีเวลาประมาณ 50 นาทีเพื่ออภิปรายคำถามทั้งหมด และห้าข้อสุดท้ายจะใช้ในการซักถาม แล้วจะไม่มีใครแปลกใจที่คุณเริ่มการประชุมหลังจาก 45 นาที เป็นไปได้มากที่ผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ จะรู้สึกขอบคุณด้วยซ้ำ เพราะวิธีนี้ไม่เพียงช่วยให้คุณประหยัดเวลา แต่ยังช่วยประหยัดเวลาของพวกเขาด้วย

ตั้งการเตือนความจำหรือนาฬิกาปลุกที่จะดังขึ้นใน 45 นาที แล้ววางโทรศัพท์ไว้บนโต๊ะเพื่อให้ทุกคนจดจำเวลาได้และไม่ฟุ้งซ่าน เมื่อเสียงปลุกดังขึ้น ให้สิ้นสุดการประชุม ไม่ว่าคุณจะลงเอยที่ใด

ถ้าคุณไม่มีเวลาแก้ไขคำถามทั้งหมด ในอีกห้านาทีที่เหลือ ให้กำหนดเวลาการประชุมใหม่สำหรับวันอื่น เช่นเดียวกับ:

  • ทำซ้ำสิ่งที่ได้กระทำ;
  • สรุปข้อสรุปหลักโดยสังเขป
  • ตกลงในขั้นตอนต่อไป
  • แบ่งปันสิ่งดีๆ เช่น สิ่งที่คุณชอบเกี่ยวกับการประชุมครั้งนี้

3. หลังการประชุม: ทบทวนการประชุมครั้งสุดท้ายโดยสังเขปและเตรียมพร้อมสำหรับการประชุมครั้งต่อไป

หลังจากการประชุม 50 นาที คุณควรมีเวลาว่าง 10 นาที ใช้ห้าอันดับแรกในการวิเคราะห์ประเด็นหลักของการประชุมครั้งก่อนเพื่อไม่ให้ลืมอะไร และจดร่างจดหมายถึงผู้เข้าร่วมทุกคนเพื่อเตือนพวกเขาถึงการตัดสินใจและความมุ่งมั่นของพวกเขา สิ่งนี้จะเพิ่มมูลค่าของเวลาที่ใช้ไป และยิ่งไปกว่านั้น มันจะให้บางสิ่งที่มีคุณค่ามากยิ่งขึ้น – ความรู้สึกของความสมบูรณ์

ใช้เวลาห้านาทีที่สองในการเตรียมตัวสำหรับการประชุมที่จะเกิดขึ้น หากคุณรู้จักผู้เข้าร่วมแล้ว ให้เตือนตัวเอง:

  • ประเด็นใดที่ต้องหารือ
  • งานก่อนหน้าที่ต้องทำให้เสร็จ;
  • สิ่งที่คุณรู้เกี่ยวกับผู้เข้าร่วม: ความสนใจในอาชีพและส่วนตัวของพวกเขา

หากคุณไม่รู้จักคนที่คุณกำลังจะพบ ให้มองหาข้อมูลเกี่ยวกับเขา: ระบุชื่อและตำแหน่ง ดูผ่านโปรไฟล์โซเชียลมีเดีย และคิดว่าวลีใดที่คุณจะเริ่มต้นการสนทนาด้วย

อ่านยัง 💼

จะไปที่ไหนในปี 2018: รายชื่อประเทศปลอดวีซ่าสำหรับชาวรัสเซีย

9 วิธีในการลงจากโซฟาและลงมือในที่สุด